Wij beginnen ons er steeds meer bewust van te worden dat deze data er is, maar zijn wij ons ook bewust van de mogelijkheden van deze data? Het is geen kwestie meer of data onze manier van projectbeheersing gaat beïnvloeden, maar eerder hoe en wanneer we daar profijt van kunnen hebben.
Laat ik eerst eens definiëren wat ik versta onder de term data. Ik ga daarvoor niet strooien met termen als ‘big data’, ‘open data’, ‘black data’ of ‘machine data’, maar ik maak liever onderscheid in vier datagroepen die voor de uitvoering van een project of (alle) projecten, direct of indirect, interessant kunnen zijn.
Voor projecten, ‘project data’, kunnen we grofweg de volgende datasoorten definiëren: ‘actuele data’ (uren, kosten, voortgang), ‘historische data’ (vorige projecten, andere locaties) en ‘externe data’ van partners, klanten en stakeholders. Daarnaast heeft elk bedrijf en project een enorme bult aan ‘organisatorische data’ zoals commerciële (CRM), financiële en personele data, maar ook data zoals toegang, wifi, printers, inkoop, transport, opslag en noem maar op.
En dan hebben wij met zijn allen ook nog de beschikking over diverse ‘omgevingsdata’, open data die voor iedereen beschikbaar is: het weer, verkeer, kadaster, (semi-) overheden, vergunningen, evenementen, social media, enzovoort. Als laatste wil ik nog ‘marktdata’ noemen zoals de cijfers van het CBS, staalprijzen, normen, groei, trends, risico’s en studies. Allemaal vrij opvraagbaar en bruikbaar voor onze organisaties. Ik zoom hier in op project data, hoe er binnen een bedrijf wordt omgegaan met dit soort data en wat de ontwikkelingen in de softwaremarkt zijn.
Vaak zonder het te weten leggen we bergen data vast tijdens de uitvoering van een project. Het opstellen van plannen, planningen, begrotingen, inkoopprocessen, (contract)documenten, urenregistratie en nog veel meer, wordt vastgelegd in systemen en op servers of ergens in ‘the cloud’. Minder voor de hand liggend is de informatie vanuit bijvoorbeeld toegang-, communicatie- en/of transportsystemen, klantbezoeken, projectevaluaties, klanttevredenheidsmetingen, enzovoort.
Een belangrijk deel van deze data komt voort uit handmatige invoer. En dit soort data invoer wordt door veel mensen beschouwd als lastig, niet-sexy en is vaak niet gestandaardiseerd. Maar zodra bijvoorbeeld het schrijven van uren wordt gekoppeld aan het budget, de planning en de klanttevredenheid wordt in één oogopslag de voortgang en prognose inzichtelijk. Zowel voor het project als voor een medewerker kan dit waardevolle informatie opleveren! Het wrange is dat veel organisaties op een goudmijn van data zitten, maar zich hier soms nauwelijks bewust van zijn. En nogmaals, de vraag is niet óf er gebruik gemaakt gaat worden van deze goudmijn, maar wel wanneer en hoe.
Lessons learnt
Eén van de meest bekende data die wij op projecten vast willen leggen zijn de lessons learnt. Vanuit projectmanagement hebben wij geleerd dat dit een continu proces tijdens de uitvoering van een project zou moeten zijn. Maar zeg eens eerlijk, welke organisatie doet dit structureel en gebruikt dit dan ook voor toekomstige projecten?
Als er lessons learnt zijn, zitten die vooral in de hoofden van het projectteam. Een belangrijke pijler voor toekomstige organisaties en projecten is het opslaan en (later) kunnen benutten van deze vluchtige kennis.
Ik ben van mening dat ‘kenniscommunicatie’ binnen een organisatie een steeds belangrijker onderwerp gaat worden en dat, als deze via tekst verloopt, tegelijkertijd bijdraagt aan het vastleggen van de lessons learnt data. Zo worden de lessons learnt de goudader van de organisatie.
Zolang de lessons learnt niet geborgd zijn in een knowledge base (de ‘goudmijn’), zullen wij medewerkers moeten motiveren om te gaan ‘spieken’. Dit wordt ons op school strikt afgeleerd, maar binnen bedrijven en projecten is het essentieel. Hoe dit spieken eruit geramd is, blijkt wel uit dit voorbeeld. In de afgelopen twee jaar heb ik ruim 600 mensen getraind in het schatten van doorlooptijden. Eén van de tips is het vragen aan iemand die het kan weten, de zogenaamde ‘expert judgement’.
Het valt mij iedere keer weer op dat niemand van de deelnemers aan míj het antwoord vraagt, terwijl ik tijdens de training de expert ben, ik weet immers het antwoord. Maar er wordt ook niets gevraagd aan de collega’s die al eerder de training hebben gevolgd. Iets vragen aan je collega of expert wordt blijkbaar gezien als ‘spieken’ en is blijkbaar voor veel mensen een te grote drempel. Hoe kunnen organisaties die drempel verlagen? Of beter nog, hoe kunnen organisaties een knowledge base faciliteren zodat iedereen, waar dan ook, toegang heeft tot deze ‘in het hoofd’-kennis?
Gevalideerde data
Wanneer wordt data nu bruikbare data? Vaak wordt gesteld dat informatie die niet gevalideerd is, onbruikbare data is. Maar bij voldoende hoeveelheid data kunnen wij trends en afwijkingen signaleren en inzichtelijk maken. Deze trends en signaleringen kunnen dan bij een volgende fase of een ander project ingezet worden als onderbouwing. Hier komt nog steeds een stukje ‘human intelligence’ om de hoek kijken. De kennis en ervaring van het projectteam vult de historische data aan om te komen tot een optimale uitvoering en beheersing van het project. En als de waarde van de data evident is, zal deze in de loop van de tijd ook kwalitatief beter worden. Bijvoorbeeld door automatisering.
Voor projecten zijn er op dit moment al uiteenlopende ontwikkelingen die onze manier van werken met data zullen gaan veranderen. Een aantal voorbeelden die in de komende jaren ongetwijfeld opvolging zullen krijgen zijn:
Wat kun jij nu al doen om hier voordeel mee te behalen?
Een belangrijke eerste stap is in kaart te brengen welke data er binnen een organisatie kan/mag worden gebruikt. De tweede stap is om een concreet voorbeeld te verzinnen om data te ontsluiten en te verrijken door deze te combineren met andere data. Dit kan op hetzelfde niveau (horizontaal), maar vaak geeft ook geaggregeerde data (verticaal) voldoende informatie. Het is bijvoorbeeld voor analyse niet nodig om op individuele taken uren te boeken. Uren op werkpakketniveau in combinatie met detail voortgangsinformatie levert al nieuwe inzichten ter verbetering van het werkproces of inzet van medewerkers op.
De derde stap is het samenbrengen van deze informatie in één overzicht, een projectdashboard, en deze beschikbaar te maken voor zoveel mogelijk medewerkers. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat zij deze informatie onbewust valideren, de meest opvallende fouten en/of omissies worden er zo snel uitgehaald. Op deze manier kan in korte tijd de kwaliteit van informatie enorm worden verbeterd.
Een transparante organisatie die snel en eenvoudig toegang heeft tot de historische en actuele ‘goudader’ zal niet alleen sneller reageren maar ook minder fouten maken en is dus winstgevender. Door gebruik te maken van nieuwe tools en technieken is jouw bedrijf of project aantrekkelijker voor klanten en (nieuwe) medewerkers.
Dus sluit ik af met de vraag: heb jij al zicht op jouw goud?
.svg%201.png){kind=logo}
