Binnen Vopak liepen er jaarlijks ongeveer 150 projecten, van onderhoud tot aan nieuwbouwprojecten. De onderhoudsprojecten waren vaak noodzakelijk om te voldoen aan vergunningen, en om toekomstige lekkages te voorkomen, aangezien het een verouderde terminal is. De nieuwbouwprojecten waren nodig om in te spelen op de veranderende marktaanvraag en om de huidige klanten tevreden te houden.
Deze projecten waren onderverdeeld in de programma’s: M&C (Mechanical en Civil), EIAP (Electrical Instrumentation Automation Process) en Midsize. Elk programma bevatten zijn eigen project managers en engineers, die elkaar ook moesten ondersteunen bij multidisciplinaire projecten. Om te zorgen dat deze projecten een goede doorgang kregen, was Deg gevraagd om een integraal planningsproces te ontwikkelen en te implementeren met de daarbij horende sturingstools in de vorm dashboards.
Deg ontwikkelde een integraal planningsproces, waarbij alle projecten werden voorzien van een uniforme planning. Hieraan zijn resources toegevoegd op persoonsniveau, waardoor de capaciteit binnen de organisatie zichtbaar werd aan de hand van een zelf ontwikkeld planningsdashboard. Tot slot gaf Deg advies over de projecten: wanneer ze het best konden starten of wanneer een project met lagere prioriteit beter kon worden uitgesteld.
Wij zijn begonnen met een analyse van de huidige projectinformatie en onderzochten wat er nodig was om goed sturing te geven aan de projecten. Aan de hand van deze informatie is er een plan van aanpak gemaakt, afgestemd met de verschillende managers. Vervolgens is er een uniforme planning opgezet, gebaseerd op Vopak Projectmanagement Model. Door gebruik te maken van een ‘Rolling-wave planning’ werden de planningen steeds verder ingevuld voor alle projecten.
Nadat elk project een planning bevatte, zijn de resources verwerkt om een helder beeld van de capaciteit te krijgen. Door alle projectleden een eigen inschatting te laten maken en deze vervolgens samen met de managers te challengen, ontstond een realistische ureninschatting, die per projectfase werd gekoppeld.
Om sturing te geven op basis van de planning en capaciteitsinformatie, is er een overzichtelijk dashboard gecreëerd, waarin de gebundelde informatie voor verschillende lagen binnen Vopak samen kwam. Hierdoor kon de portfolio manager zien hoe de programma’s functioneerde, maar ook of er organisatie breed clashes waren in de planning of capaciteit. Programmamanagers zagen wie beschikbaar kwam of ondersteuning nodig had. Project- en constructiemanagers konden zien wie op hun projecten werkte en hoeveel uur eraan werd besteed.
Het resultaat: dagelijkse sturing, beter inzicht, minder vertragingen en een efficiënter verloop van projecten.
.svg%201.png){kind=logo}
